Gestion du temps : nos conseils pratiques pour optimiser votre productivité au travail

Nous courons tous après le temps, dans nos vies personnelles comme professionnelles. Dans l’entreprise, le temps est une ressource essentielle à optimiser. Il existe des solutions et des bonnes pratiques pour maîtriser son temps et celui de chaque collaborateur. Découvrez nos conseils pour parvenir à une bonne gestion du temps. Et pour être plus performant, pourquoi ne pas participer à notre formation gestion du temps.

Qu’est-ce que la gestion du temps dans l’entreprise ?

Dans le milieu professionnel, on parle de gestion du temps de travail. Un projet se découpe en différentes tâches, qui nécessitent un temps donné, à répartir au sein de son équipe.

Plusieurs outils de gestion sont à la disposition des dirigeants : du simple planning au logiciel de gestion des temps et des activités.

Le cadre légal du temps de travail en entreprise

En France, le Code du travail (articles L 3121-1 à L3121-5) et les accords collectifs définissent le temps de travail dans l’entreprise. Nous sommes actuellement soumis à un volume de 35 heures hebdomadaires, hors cas particuliers.

Le temps de travail effectif correspond au temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur. Il ne peut excéder 10 heures par journée de travail en général et 48 heures de travail par semaine.

L’employeur a l’obligation d’afficher l’horaire collectif de travail (amplitude horaire du début et de la fin de journée, ainsi que des pauses).

Pourquoi une bonne gestion du temps s’impose dans l’entreprise ?

Fixer un cadre légal est nécessaire mais insuffisant. Encore faut-il bien employer le temps pendant lequel on travaille pour gagner en efficacité.

Les avantages de la maîtrise du temps de travail sont très nombreux :

• Vous gagnez en productivité avec un emploi du temps géré de manière efficace ;
• Vous êtes moins stressé en étant organisé. Une bonne gestion du temps de travail fait la différence entre un salarié qui organise sa journée et celui qui se laisse dépasser par les urgences réelles ou imaginaires ;
• Vous parvenez à libérer du temps pour échanger avec les autres.

Bien gérer son temps et celui de ses collaborateurs fait partie du rôle d’un manager opérationnel. Cela favorise une bonne ambiance dans l’équipe et diminue le stress.

Conseil n°1 pour la gestion du temps : l’organisation

L’organisation est la clé pour ne pas se laisser déborder. Les pertes de temps ne sont pas toujours là où on les attend. S’organiser, ce n’est pas seulement ranger son bureau et ses dossiers. C’est aussi adopter un planning intangible, quitte à laisser des plages horaires dédiées aux urgences.

Pour une bonne organisation, vous devez avoir une bonne vision de votre mission :

• Quelles sont vos priorités de l’année, du mois, de la semaine ?
• Quelles sont les tâches à accomplir pour atteindre vos objectifs ?
• Quel est le degré d’urgence et d’importance de chaque tâche ?

Analyser le temps disponible et le temps nécessaire pour chaque projet et chaque collaborateur est donc la première étape. Puis, il est temps de limiter le temps perdu en réunions interminables et improductives notamment…

Un emploi du temps rempli n’est pas synonyme d’efficacité ! La planification des tâches, la définition des priorités et des objectifs clairs, le découpage d’un projet en plusieurs petites tâches facilitent la productivité réelle.

Conseil n°2 en matière de gestion du temps : savoir refuser !

Savoir dire non est une compétence professionnelle ! Vous ne pouvez pas prendre toutes les charges de l’entreprise. Vous ne pouvez pas rendre service à tous vos collaborateurs, chaque jour !

En parallèle, vous apprendrez à déléguer, à externaliser ou à renoncer.

Bon à savoir :

Ne confondez pas gestion du temps et gestion de l’organisation du travail : de nombreux collaborateurs s’estiment plus efficaces en télétravail, loin des sollicitations incessantes du bureau.

Conseil n°3 : Améliorer sa concentration

Dans nos vies hyper-connectées, notre capacité de concentration diminue.

Un bon conseil : coupez toutes vos notifications des réseaux sociaux, des e-mails entrants, à certains moments de la journée. Cela vous permet de travailler des dossiers importants en pleine concentration.

Vous apprendrez à évacuer toute autre pensée de votre cerveau pour rester focus sur un dossier à un moment donné. Être pleinement à ce que l’on fait est un gage d’efficacité.

Attention à ne pas tomber dans l’excès inverse ! Personne ne peut rester concentré 8 heures d’affilée. Prévoyez donc des pauses dans la journée, pour bouger et respirer. Cela vous rendra aussi plus productif.

Conseil n°4 : tester des méthodes éprouvées de gestion du temps

Il existe plusieurs méthodes de gestion du temps de travail, sans parler des outils de gestion numériques.

La méthode Getting Things Done

C’est une approche globale autour de 5 points clés :

• identifier les tâches à accomplir ;
• traiter en décidant le besoin d’agir ;
• organiser selon le degré d’importance et d’urgence ;
• réviser en fonction de l’état d’avancement ;
• agir en fonction des éléments précédents.

La méthode Pomodoro

L’idée est de séquencer votre concentration. Avec une phase de 25 minutes, une courte pause, puis une nouvelle phase de 25 minutes sur un autre sujet. Une méthode qui fonctionne très bien chez certaines personnes.

La méthode Eisenhower

La matrice Eisenhower permet de classer les choses à faire selon leur urgence et leur importance. Elle améliore une to-do list en créant 4 parties :

• les tâches importantes et urgentes ;
• celles qui sont importantes mais non urgentes ;
• les points non importants mais urgents (à déléguer éventuellement) ;
• les tâches non importantes et non urgentes (qui finiront de facto par un abandon le plus souvent).